# Informativa privacy, massima sicurezza e rispetto dei tuoi dati

> Chi tratta i tuoi dati quando visiti infomail.it, provi l’AI Email Editor, chiedi assistenza o usi Infomail: finalità, basi giuridiche, fornitori, tempi e diritti.

Fonte: https://www.infomail.it/informativa-privacy/ · Infomail, piattaforma italiana di email marketing di Hoplo S.r.l. · pubblicato il 8 marzo 2019 (2019-03-08), aggiornato il 22 ottobre 2026 (2026-10-22)

Questa informativa spiega quali dati personali trattiamo, perché, per quanto tempo e con chi li
condividiamo, quando visiti www.infomail.it, provi l’AI Email Editor, ci scrivi o usi la
piattaforma Infomail. È resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del
[Regolamento (UE) 2016/679](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX:32016R0679)
(«GDPR») e del [Codice privacy](https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2003-06-30;196)
(d.lgs. 196/2003).

## 1. Chi è il titolare del trattamento

**Hoplo S.r.l.**, Via Fontana 25, 20122 Milano, P.IVA e C.F. 08450220010, che sviluppa e gestisce
Infomail.

Per qualsiasi domanda sui tuoi dati scrivi a [privacy@hoplo.com](mailto:privacy@hoplo.com) o via
PEC a [hoplo@legalmail.it](mailto:hoplo@legalmail.it).

## 2. Se sei iscritto alla newsletter di un nostro cliente

Le aziende che usano Infomail caricano le proprie liste e decidono a chi scrivere: per quei dati
il **titolare è l’azienda che ti scrive**, e Hoplo li tratta solo per suo conto, come
**responsabile del trattamento** (art. 28 GDPR), secondo l’[accordo di nomina](https://www.infomail.it/nomina-a-responsabile-del-trattamento-dei-dati-personali-2/).

Per sapere perché ricevi quelle email, o per esercitare i tuoi diritti, rivolgiti all’azienda
mittente: il suo nome e i suoi contatti sono nell’email. Per smettere di riceverle usa il link
di disiscrizione in fondo al messaggio. Se ci scrivi a [privacy@hoplo.com](mailto:privacy@hoplo.com),
inoltriamo la tua richiesta al cliente e lo aiutiamo a rispondere. Se pensi di aver ricevuto
email senza aver dato il consenso, leggi la nostra [policy antispam](https://www.infomail.it/policy-anti-spam/).

Il resto di questa informativa riguarda i dati che trattiamo **come titolari**.

## 3. Quali dati trattiamo, perché e per quanto tempo

### 3.1 Navigazione sul sito www.infomail.it

**Dati.** Il server registra le richieste che arrivano al sito: indirizzo IP **accorciato**
(gli ultimi numeri vengono tolti prima della registrazione), data e ora, pagina richiesta,
pagina di provenienza, browser e sistema operativo (user agent).

**Perché.** Per far funzionare il sito, proteggerlo da abusi e attacchi e capire quali programmi
automatici (motori di ricerca e assistenti AI) lo visitano.

**Base giuridica.** Il nostro legittimo interesse alla sicurezza e al funzionamento del sito
(art. 6.1.f GDPR).

**Per quanto.** 30 giorni, poi i file vengono cancellati. Teniamo solo conteggi aggregati, senza
indirizzi IP.

### 3.2 Statistiche di visita

Per contare le visite usiamo **Umami**, installato sui nostri server: non usa cookie, non ti
segue su altri siti e non condivide i dati con nessuno. Raccoglie la
pagina visitata, la pagina di provenienza, il tipo di browser, sistema operativo e dispositivo,
la lingua, il Paese ricavato dall’IP (che non viene conservato) e alcuni eventi senza dati
personali, come il clic su un pulsante o il download di un file.

**Base giuridica.** Legittimo interesse a misurare e migliorare il sito (art. 6.1.f GDPR). Le
statistiche sono solo aggregate e non servono a profilarti; per questo, secondo le
[linee guida del Garante sui cookie](https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9677876),
non serve il consenso. **Per quanto:** le statistiche restano nel nostro database, in forma
aggregata e senza dati che ti identificano, finché ci servono a confrontare l’andamento del sito.
Dettagli
nell’[informativa cookie](https://www.infomail.it/informativa-cookies-infomail/).

### 3.3 Strumenti gratuiti del sito

Il [controllo del dominio](https://www.infomail.it/strumenti/controllo-dominio-email/) interroga direttamente dal tuo
browser i servizi DNS pubblici di Google (dns.google) e Cloudflare (cloudflare-dns.com): ricevono
il dominio che scrivi e, come ogni server che il browser contatta, il tuo indirizzo IP. Il tester
dell’oggetto, il controllo del pixel e lo strumento palette lavorano nel tuo browser: quello che
scrivi non arriva ai nostri server.

### 3.4 Richieste di assistenza e di informazioni

**Dati.** Nome, azienda, email, telefono (se lo indichi), argomento e testo del messaggio, la
pagina da cui scrivi, indirizzo IP e user agent. Gli stessi dati, se ci scrivi per email o ci
telefoni.

**Perché.** Per rispondere alla richiesta e, se serve, per le comunicazioni che ne seguono.
IP e user agent servono a bloccare gli invii automatici e gli abusi.

**Base giuridica.** Misure precontrattuali o esecuzione del contratto su tua richiesta
(art. 6.1.b GDPR); per IP e user agent, il legittimo interesse alla sicurezza (art. 6.1.f).

**Per quanto.** Per il tempo necessario a gestire la richiesta e i contatti che ne seguono; se
la richiesta porta a un contratto, valgono i tempi del punto 3.6. Puoi chiederci di cancellarli in
qualsiasi momento (punto 8).

### 3.5 Prova dell’AI Email Editor (prova.infomail.it)

**Dati.**
- Quello che scrivi all’AI, i file che carichi (immagini, documenti Word, testo) e le email che
  vengono generate.
- Un identificativo tecnico della sessione, conservato in un cookie e nella memoria del browser,
  e un registro d’uso della prova (pagine, pulsanti, errori, tempi) in cui non compaiono il tuo
  nome né la tua email: il visitatore è indicato da un codice non reversibile.
- Se chiedi di scaricare il template: nome, cognome, email di lavoro, azienda, ruolo e telefono
  (facoltativi), il consenso alle comunicazioni commerciali se lo dai, indirizzo IP e user agent.

**Perché.** Per farti provare il servizio, mandarti il link di download, prevenire abusi
(la prova è gratuita e attira chi cerca di sfruttarla), capire come viene usata per migliorarla
e, solo se hai dato il consenso, mandarti comunicazioni commerciali.

**Base giuridica.** L’esecuzione del servizio di prova che richiedi (art. 6.1.b GDPR); il
legittimo interesse a prevenire abusi e a migliorare la prova (art. 6.1.f); il tuo consenso per
le comunicazioni commerciali (art. 6.1.a), che puoi revocare quando vuoi.

**Intelligenza artificiale.** I testi e i file che invii vengono elaborati da modelli di
intelligenza artificiale di terzi, attraverso OpenRouter (punti 5 e 6). OpenRouter non conserva
le richieste e non le usa per addestrare modelli, e le inoltra solo a fornitori che non usano i
dati per l’addestramento; alcuni fornitori possono comunque conservarli secondo le proprie
condizioni. Per questo **non caricare dati personali di altre persone** né informazioni riservate:
la prova serve a costruire un’email di esempio. I contenuti generati dall’AI possono essere
inesatti: rileggili prima di usarli.

**Per quanto.**
- Registro d’uso: 180 giorni, poi si cancella in automatico.
- Link di download: valgono 7 giorni e si cancellano 7 giorni dopo la scadenza.
- Sessioni, messaggi, file caricati, template generati e dati del modulo di download: finché
  servono a gestire la prova e i contatti che ne seguono. Puoi chiederci di cancellarli in
  qualsiasi momento (punto 8).
- Dati per le comunicazioni commerciali: finché non revochi il consenso.

### 3.6 Clienti della piattaforma Infomail

**Dati.**
- Registrazione e account: nome, cognome, email, password (conservata cifrata), azienda,
  eventuale numero di cellulare per la verifica via SMS, utenti invitati nel workspace.
- Fatturazione: ragione sociale, indirizzo, partita IVA e codice fiscale, codice SDI o PEC,
  piano e storico dei pagamenti. I dati della carta li raccoglie e conserva direttamente Stripe:
  noi non li vediamo.
- Uso della piattaforma: accessi, indirizzo IP, browser, azioni svolte nell’account, log tecnici.
- Contenuti delle campagne (testi, immagini, link), che controlliamo con sistemi automatici
  contro spam e phishing (punto 4).
- Richieste all’assistenza.

**Perché e con quale base giuridica.**
- Fornire il servizio, gestire l’account, l’assistenza e la fatturazione: esecuzione del
  contratto (art. 6.1.b GDPR).
- Adempimenti fiscali e contabili: obbligo di legge (art. 6.1.c).
- Prevenire frodi, spam e phishing, verificare la reputazione dei domini di invio, proteggere
  la piattaforma, i nostri clienti e i destinatari: legittimo interesse (art. 6.1.f).
- Migliorare il servizio con statistiche sull’uso: legittimo interesse (art. 6.1.f).
- Mandarti novità e offerte su Infomail: il tuo consenso, se l’hai dato alla registrazione
  (art. 6.1.a), oppure, per servizi analoghi a quelli che hai acquistato, il «soft spam»
  dell’art. 130, comma 4, del Codice privacy. In ogni email puoi opporti con un clic.

**Per quanto.**
- Dati dell’account: per tutta la durata del contratto. Quando chiedi di chiudere l’account li
  cancelliamo, salvo quelli che dobbiamo conservare per legge.
- Documenti fiscali e contabili: 10 anni (art. 2220 del Codice civile).
- Log dei server della piattaforma: 30 giorni. Il registro delle attività svolte nell’account
  (accessi, IP, browser) resta finché l’account è attivo.
- Dati per il marketing: finché non revochi il consenso o ti opponi.

## 4. Decisioni automatizzate

Per proteggere destinatari e reputazione degli invii, la piattaforma controlla le campagne prima
della spedizione con regole automatiche e, quando le regole lo segnalano, con modelli di
intelligenza artificiale: verifica link, domini e contenuti contro spam e phishing. Un controllo
può fermare una campagna finché una persona del nostro staff non la verifica e, se è tutto in
regola, la sblocca; la sospensione di un account la decide sempre una persona. Puoi chiederci di
riesaminare qualsiasi blocco scrivendo all’assistenza.

## 5. A chi comunichiamo i dati

I dati sono trattati dal nostro personale autorizzato e da fornitori che agiscono come nostri
responsabili del trattamento, con un contratto ai sensi dell’art. 28 GDPR. Non vendiamo i dati e
non li diffondiamo.

| Fornitore | Cosa fa | Dove |
| --- | --- | --- |
| Hetzner Online GmbH | Server del sito, della prova e della piattaforma, archiviazione dei file e backup | Unione europea (Germania, Finlandia) |
| Stripe | Pagamenti e dati delle carte | Irlanda (UE); può trasferire dati negli Stati Uniti |
| OpenRouter, Inc. | Smistamento delle richieste ai modelli di intelligenza artificiale, solo verso fornitori che non addestrano sui dati; non conserva le richieste | Stati Uniti |
| Fornitori dei modelli AI, scelti da OpenRouter per ogni richiesta (tra i modelli in uso: OpenAI, Anthropic, Google, DeepSeek, Alibaba Qwen, Z.ai GLM) | Elaborazione dei testi e delle immagini inviati all’AI | Fuori dall’UE: Stati Uniti e, secondo il fornitore che esegue il modello, altri Paesi, compresa la Cina |
| Google Ireland Ltd. (Google Workspace) | Posta elettronica dell’assistenza | UE, con possibili trasferimenti negli Stati Uniti |
| Google (Safe Browsing) | Controllo dei link delle campagne contro phishing e malware: riceve solo gli indirizzi dei link | Stati Uniti |
| Skebby | Invio dell’SMS con il codice di verifica del cellulare | Italia |
| Cloudflare (Turnstile) | Verifica anti-robot alla registrazione, quando è attiva | Stati Uniti |
| Amazon Web Services (Route 53) | Gestione dei DNS dei domini Infomail | Stati Uniti; non riceve dati dei clienti |

L’elenco dei fornitori che trattano i dati delle liste dei clienti è nell’[accordo di
nomina](https://www.infomail.it/nomina-a-responsabile-del-trattamento-dei-dati-personali-2/).

Possiamo comunicare i dati anche a consulenti fiscali e legali, vincolati al segreto
professionale, e alle autorità quando la legge lo impone.

## 6. Trasferimenti fuori dall’Unione europea

Alcuni fornitori del punto 5 trattano i dati fuori dall’Unione europea:

- **Stripe, Google, Cloudflare e Amazon Web Services** sono certificati al
  [Data Privacy Framework UE-USA](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX:32023D1795),
  la decisione di adeguatezza della Commissione europea.
- **OpenRouter** non è certificato: il trasferimento avviene con le clausole contrattuali
  standard della Commissione europea (modulo 2, art. 46 GDPR), contenute nel suo
  [accordo sul trattamento dei dati](https://openrouter.ai/data-processing-agreement).
- **I fornitori dei modelli AI** sono sub-responsabili di OpenRouter, che li sceglie per ogni
  richiesta secondo lo stesso accordo. Alcuni hanno sede in Paesi, come la Cina,
  per cui non esiste una decisione di adeguatezza: per questo ti chiediamo di non inviare all’AI
  dati personali non necessari.

Per una copia delle garanzie scrivi a [privacy@hoplo.com](mailto:privacy@hoplo.com).

## 7. Come proteggiamo i dati

Server nell’Unione europea; accesso ai server del sito e della prova solo con chiavi personali;
autenticazione a due fattori disponibile per gli account; password conservate cifrate; token API e chiavi SMTP
separati; indirizzi IP accorciati nei log del sito; accesso del personale ai dati limitato a chi
ne ha bisogno per il proprio lavoro, in particolare per l’assistenza e la sicurezza.

## 8. I tuoi diritti

Puoi chiederci in qualsiasi momento di:

- sapere se trattiamo tuoi dati e averne copia (art. 15 GDPR);
- correggerli o completarli (art. 16);
- cancellarli (art. 17);
- limitarne il trattamento (art. 18);
- riceverli in un formato leggibile da una macchina, o farli trasmettere a un altro fornitore
  (art. 20);
- opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse e, sempre e senza motivare, al marketing
  (art. 21);
- revocare il consenso dato, senza conseguenze sui trattamenti fatti prima (art. 7).

Scrivi a [privacy@hoplo.com](mailto:privacy@hoplo.com) o via PEC a
[hoplo@legalmail.it](mailto:hoplo@legalmail.it): rispondiamo entro un mese. Se ritieni che il
trattamento violi la normativa, puoi proporre reclamo al
[Garante per la protezione dei dati personali](https://www.garanteprivacy.it).

## 9. Minori

I nostri servizi sono rivolti ad aziende e professionisti e non sono destinati ai minori di 18
anni.

## 10. Modifiche

Aggiorniamo questa informativa quando cambiano i trattamenti o le norme: la data dell’ultimo
aggiornamento è in cima alla pagina. Se le modifiche riguardano i clienti in modo rilevante, li
avvisiamo per email.