Informativa privacy

  1. Titolare del Trattamento

    Hoplo S.r.l., Titolare del Trattamento rispetto ai Dati Personali trattati, è proprietaria di Infomail, una Piattaforma online destinata all’invio di comunicazioni (email o newsletter) a liste di indirizzi email di proprietà degli utenti di Infomail stessa.
    Hoplo fornisce quindi le seguenti informazioni circa il trattamento dei dati che gli utenti potrebbero comunicare o che Hoplo stessa potrebbe raccogliere quando si naviga sui Siti Internet di proprietà di Hoplo S.r.l. o quando si usa la Piattaforma.
    Questa nota informativa viene fornita ai sensi dell’art. 13 del D.lgs.n.196/2003 cd. “Codice in materia di protezione dei Dati Personali” (“Codice”) e dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”).

  2. Definizioni

    All’interno di questa nota informativa, i seguenti termini hanno il significato sotto indicato:

    Siti Internet: www.infomail.it

    Visitatore: chiunque visiti i Siti Internet di proprietà di Hoplo S.r.l

    Cliente: la persona fisica o la persona giuridica che ha creato un account (professional o agency) per utilizzare la nostra Piattaforma o che utilizza uno degli altri servizi messi forniti da Hoplo S.r.l (per esempio, l’invio della newsletter).

    Dati Personali: le informazioni che identificano o permettono di identificare un Cliente o un Visitatore (ad es. nome e cognome, data di nascita, indirizzo e-mail…)

    Lista degli indirizzi / Mailing List: la lista di destinatari caricata da un Cliente sulla nostra Piattaforma (formata principalmente, ma non esclusivamente, da indirizzi di posta elettronica). È facoltà dei Clienti caricare ulteriori informazioni personali relative ai destinatari inseriti nella lista (per esempio aggiungendo nome, cognome o indirizzo di residenza…).

    Piattaforma / Servizio: la piattaforma online accessibile attraverso Internet in modalità SaaS (“Software As A Service”, ossia “software come servizio”): la piattaforma consente ai Clienti di gestire in autonomia campagne di digital marketing, utilizzando diversi strumenti e canali di comunicazione (email, social…)

  3. Modalità del trattamento dei dati personali

    Hoplo S.r.l tratta i dati personali attraverso le operazioni indicate all’art. 4 Codice Privacy e all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I dati personali potranno essere sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato.

  4. Privacy per i visitatori

    NB: Se non sei Visitatore, occorre fare riferimento alla sezione Clienti della presente nota informativa.

    La presente sezione è rivolta agli Utenti (ossia a coloro che navigano sui Siti di proprietà di Hoplo S.r.l) e si applica a tutti i Dati Personali raccolti e trattati in qualità di titolare del trattamento.

    1. Quali Dati sono trattati dal Titolare del trattamento
      1. Dati Personali che sono tracciati automaticamente quando navighi sui Siti.La tecnologia, il software e sistemi informatici sono alla base dei nostri siti e ne garantiscono il funzionamento, anche attraverso procedure automatizzate, raccogliendo alcuni dati personali in modo coerente con l’uso dei protocolli di comunicazione Internet.
        Rientrano tra questi, ad esempio, tipo di browser o di device utilizzato per l’accesso al sito, sistema operativo in uso ecc ecc.
      2. Dati Personali forniti volontariamente quando navighi sui nostri Siti.Sono previste in alcune pagine dei Siti campi di moduli in cui l’Utente può fornire volontariamente alcuni Dati Personali (per esempio nome, cognome o email) per attivare account di prova, o per inviare domande generiche o richieste di supporto
    2. Come i Dati Personali sono utilizzati dal Titolare del trattamento (finalità del trattamento)
      Il Titolare del trattamento utilizza i Dati Personali per:

      1. verificare che le modalità di utilizzo del sito siano in linea con i suoi scopi;
      2. permettere l’attivazione di account del Servizio;
      3. rispondere a domande e a richieste di supporto ricevute;
      4. inviare comunicazioni, per esempio: newsletter, comunicazioni commerciali, aggiornamenti e novità, iniziative in corso, report;
      5. raccogliere informazioni statistiche anonime sulla fruizione del sito;
    3. Quali sono i riferimenti giuridici per il trattamento dei Dati Personali
      La base giuridica che legittima il trattamento dei Dati Personali che sono raccolti automaticamente navigando sul nostro Sito Internet è a seconda dei casi:

      1. il consenso liberamente prestato dall’Utente, all’atto della sottoscrizione della nostra Informativa sui Cookie;
      2. il legittimo interesse a rendere utilizzabili le funzionalità dei Siti a seguito dell’accesso dell’utente.
  5. Privacy per i Clienti

    NB: Se non sei Cliente, occorre fare riferimento alla sezione Visitatori della presente nota informativa.

    La presente sezione è rivolta ai Clienti o Potenziali Clienti (ossia a coloro che utilizzano la Piattaforma o i Servizi di proprietà di Hoplo S.r.l) e si applica a tutti i Dati Personali raccolti e trattati in qualità di titolare del trattamento.

    1. Quali Dati Personali sono trattati dal Titolare del trattamento
      1. Dati Personali raccolti automaticamente durante l’uso della Piattaforma.Quando un Cliente accede e utilizza la Piattaforma, il Titolare può raccogliere le seguenti informazioni:
        1. dati di uso della Piattaforma (per esempio: la data e l’ora di accesso alla Piattaforma o il tracciamento delle attività eseguite durante la navigazione);
        2. informazioni sui dispositivi utilizzati per accedere alla Piattaforma (per esempio: l’indirizzo IP, il sistema operativo in uso, o i dati relativi al browser);
        3. dati di log (ad es. file di log che rilevano quando un dispositivo accede ai server del Titolare, registrando la tipologia di ogni accesso e l’indirizzo IP di origine);
        4. statistiche della Piattaforma
      2. Dati Personali forniti volontariamente dal Cliente per creare un account o acquistare la nostra Piattaforma.
        Per accedere e utilizzare il Servizio, i Clienti devono fornire volontariamente alcuni dati, finalizzati alla creazione e attivazione del proprio account:

        1. anagrafica di registrazione (ad es. nome, cognome, indirizzo e-mail, nome utente, password, ragione sociale, indirizzo);
        2. dati amministrativi e contabili (per esempio la Partita Iva o l’indirizzo per la fatturazione).
      3. Dati Personali raccolti automaticamente durante l’invio di e-mail o comunicazioni.
        Nell’invio di email o messaggi, sono utilizzati alcuni sistemi di tracciamento, (per esempio pixel nascosti), per rilevare l’apertura di un messaggio, i click effettuati sui link (ossia i collegamenti ipertestuali) presenti nella comunicazione inviata, da quale indirizzo IP o con quale tipo di browser viene aperta l’email, e altri dettagli simili.
    2. Come i Dati Personali sono utilizzati dal Titolare del trattamento (finalità del trattamento)
      Il Titolare del trattamento utilizza i Dati Personali per:

      1. erogare i servizi che costituiscono le funzionalità della Piattaforma;
      2. migliorare la qualità dei servizi erogati e fornire adeguato supporto agli utenti della Piattaforma;
      3. ffettuare monitoraggio e analisi quantitative sulla Piattaforma;
      4. profilare i Clienti al fine di identificare e predire le possibili scelte e comportamenti nel futuro;
      5. promuovere i servizi di Hoplo Srl;
      6. verificare il rispetto del Contratto di licenza d’uso;
      7. prevenire, rilevare e scoraggiare attività illegali e non conformi al contratto di licenza d’uso;
      8. inviare fatture e comunicazioni amministrative;
      9. rispettare disposizioni di legge o rispondere a eventuali richieste delle autorità pubbliche;
      10. comunicare direttamente con i Clienti, rispondendo alle domande e richieste, fornendo assistenza e supporto.
    3. Quali sono i riferimenti giuridici per il trattamento dei Dati Personali
      La base giuridica che legittima il trattamento dei Dati Personali forniti volontariamente o raccolti automaticamente durante l’invio di comunicazioni e email è l’esecuzione di un contratto di cui il Cliente è parte o l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta del Cliente.La base giuridica per il trattamento dei Dati Personali che vengono raccolti automaticamente nel corso dell’utilizzo della Piattaforma è il legittimo interesse a migliorare l’utilizzo e la fruizione della Piattaforma, a svolgere un monitoraggio finalizzato a ricerche e analisi sulla Piattaforma stessa e a prevenire attività illegali o non autorizzate.
  6. Disposizioni comuni

    Le misure di sicurezza adottate
    I Dati Personali possono essere trattati con strumenti elettronici e automatizzati, o attraverso elaborazioni manuali in software con logiche strettamente correlate alle finalità per le quali i dati personali sono stati raccolti e, comunque, in modo da garantire in ogni caso la sicurezza dei medesimi.
    Hoplo applica procedure di pseudonominizzazione e di cifratura dei dati personali salvati e conserva i dati in ambiente cloud, avvalendosi di Responsabili del trattamento appositamente nominati.

    Per quanto tempo conserviamo i tuoi Dati Personali

    Hoplo conserva i Dati Personali per il tempo strettamente necessario per le finalità per le quali i dati stessi sono stati raccolti, in conformità con la normativa vigente. Hoplo tratterà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra e comunque per non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto per le Finalità di Servizio e per non oltre 2 anni dalla raccolta dei dati per le Finalità di Marketing.

    Chi sono i soggetti autorizzati e i responsabili che trattano i tuoi dati

    I Dati Personali di Utenti e Clienti sono trattati da nostri dipendenti appositamente nominati e autorizzati, nella loro qualità di di incaricati e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema, e/o a responsabili esterni del trattamento”.
    Se necessario per le finalità indicate, i Dati Personali raccolti potranno essere condivisi con soggetti terzi nominati responsabili del trattamento; tra questi segnaliamo:
    1.  soggetti (persone o società) che svolgono servizi connessi e strumentali alla esecuzione delle finalità specifiche dei servizi erogati dalla Piattaforma (a titolo di esempio: ricerche di mercato, gestione pagamenti tramite carta di credito, manutenzione tecnologica).
    2.  soggetti (persone o società) che prestano attività di assistenza e consulenza alla nostra Società (a titolo di esempio: gestori dell’infrastruttura IT, sistemisti).
    In presenza di uno specifico consenso, i Dati Personali possono essere trasferiti all’estero, presso società facenti e non facenti parte del nostro gruppo societario, anche al di fuori dell’Unione Europea. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.
    In ogni caso, i tuoi Dati Personali non saranno mai diffusi.

    Quali sono i tuoi diritti

    Utenti e Clienti possono aver accesso ai propri Dati Personali, opporsi al trattamento e chiedere la cancellazione, la modifica o l’aggiornamento di tutti i Dati Personali archiviati, esercitando il diritto alla limitazione del trattamento e il diritto alla portabilità dei dati.

  7. I diritti di Visitatori e Clienti

    Visitatori e Clienti detengono i diritti di cui all’art. 7 Codice Privacy e art. 15 GDPR e precisamente di:

    1. ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che li riguardano, e la loro eventuale comunicazione in forma comprensibile;
    2. ottenere:
      1. l’aggiornamento, la rettifica o l’eventuale integrazione dei dati;
      2. la cancellazione o la trasformazione in forma anonima
    3. opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che li riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, mediante l’uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore mediante e-mail e/o mediante modalità di marketing tradizionali mediante telefono e/o posta cartacea.Visitatori e Clienti godono dei diritti di cui agli artt. 16-21 GDPR (Diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), nonché il diritto di reclamo all’Autorità Garante.
  8. Modalità di esercizio dei diritti

    Visitatori e Clienti potranno in qualsiasi momento esercitare i diritti inviando un’e-mail all’indirizzo privacy@hoplo.com o una pec all’indirizzo hoplo@legalmail.it