Condizioni generali per l'utilizzo del servizio Infomail

Queste condizioni regolano l’uso di Infomail, la piattaforma di email marketing fornita da Hoplo S.r.l., Via Fontana 25, 20122 Milano, P.IVA e C.F. 08450220010, PEC hoplo@legalmail.it («Hoplo»). Insieme all’accordo di nomina a responsabile del trattamento, alla policy antispam e all’offerta del piano scelto formano il contratto tra Hoplo e il cliente.

1. Definizioni

• Servizio: la piattaforma Infomail su app.infomail.ai, con le sue funzioni (liste, moduli, campagne, email transazionali, SMTP e API, automazioni, statistiche, funzioni di intelligenza artificiale) e l’assistenza.
• Cliente: chi si registra e usa il Servizio, per sé o per l’organizzazione che rappresenta.
• Account: lo spazio di lavoro del Cliente sulla piattaforma, con i suoi utenti.
• Contatti: le persone a cui il Cliente scrive con il Servizio e i loro dati.
• Contenuti: testi, immagini, file, template e link che il Cliente carica, crea o invia.

2. A chi è rivolto il Servizio

Il Servizio è riservato a chi agisce per scopi imprenditoriali, commerciali, artigianali o professionali, anche come associazione o ente. Registrandosi, il Cliente dichiara di non agire come consumatore, di avere almeno 18 anni e, se si registra per un’organizzazione, di avere i poteri per vincolarla. Le norme del Codice del consumo a tutela dei consumatori, quindi, non si applicano.

3. Registrazione e account

Il contratto si conclude quando il Cliente completa la registrazione e accetta queste condizioni. Il Cliente fornisce dati veri e aggiornati e custodisce le credenziali: è responsabile di quanto avviene con il suo account. Avvisa subito Hoplo, all’indirizzo assistenza@infomail.it, se sospetta un accesso non autorizzato.

Per prevenire gli abusi, Hoplo può chiedere verifiche prima di abilitare o mantenere l’invio: la conferma dell’email, del numero di cellulare con un SMS, del dominio e degli indirizzi del mittente, l’indicazione di una carta di pagamento senza addebito, informazioni sull’attività e sull’origine delle liste. Hoplo può rifiutare una registrazione o chiudere un account aperto per finalità di spam, phishing o frode.

4. Piano gratuito, abbonamenti e crediti

Piano gratuito. Comprende 1.000 invii e le funzioni indicate nella pagina prezzi, senza carta di credito alla registrazione. Hoplo può cambiarne limiti e funzioni con il preavviso del punto 15 e chiudere gli account gratuiti inattivi da più di 12 mesi, dopo averli avvisati.

Abbonamenti. Si pagano in anticipo, ogni mese o ogni anno, con i prezzi della pagina prezzi in vigore al momento dell’acquisto, IVA esclusa. Si rinnovano automaticamente per un periodo uguale, con addebito sullo strumento di pagamento indicato, finché il Cliente non li disdice (punto 13).

Crediti a consumo. Valgono un anno dall’acquisto; quelli non usati entro la scadenza non si rimborsano.

Pagamenti. Le carte sono gestite da Stripe; l’abbonamento annuale e i crediti si possono pagare anche con bonifico. Se un pagamento non va a buon fine, Hoplo può sospendere l’invio finché non viene regolarizzato, dopo averlo comunicato al Cliente. Sugli importi scaduti decorrono gli interessi di mora del d.lgs. 231/2002.

Servizi aggiuntivi (per esempio la configurazione del dominio o lavori su misura) si pagano secondo l’offerta accettata dal Cliente.

5. Regole d’invio

Il Cliente usa il Servizio nel rispetto della legge, in particolare del GDPR e del Codice privacy, e della policy antispam. In particolare:

• scrive solo a chi ha dato il consenso o, nei limiti dell’art. 130, comma 4, del Codice privacy, ai propri clienti per prodotti e servizi analoghi, e sa dimostrarlo;
• non usa liste acquistate, prese in prestito, noleggiate o raccolte da internet;
• si identifica con chiarezza come mittente, usa domini e indirizzi di cui ha la disponibilità e oggetti che non ingannano sul contenuto;
• mantiene in ogni comunicazione commerciale il link di disiscrizione e rispetta subito chi si disiscrive o si oppone;
• raccoglie il consenso al tracciamento individuale quando la legge lo richiede, come spiega l’accordo di nomina.

6. Usi vietati

Il Cliente non usa il Servizio per:

• phishing, frodi, truffe, furto di credenziali, diffusione di malware o link verso siti che li contengono;
• contenuti illeciti, diffamatori, discriminatori, che incitano all’odio o alla violenza, o che violano diritti di terzi, compresi diritti d’autore, marchi e riservatezza;
• spacciarsi per un’altra persona, azienda o ente;
• prodotti o servizi illegali o soggetti a restrizioni senza le autorizzazioni necessarie;
• aggirare i limiti, le verifiche o i controlli del Servizio, o compromettere la sicurezza della piattaforma, di altri clienti o dei destinatari;
• aprire più account gratuiti per aggirare i limiti del piano gratuito;
• rivendere il Servizio o darne accesso a terzi, salvo accordo scritto con Hoplo (per esempio per le agenzie).

7. Controlli, limiti e sospensione

Per proteggere i destinatari, gli altri clienti e la reputazione degli invii, il Servizio controlla in automatico campagne, link e domini e applica limiti di volume ai nuovi mittenti, che crescono con gli invii andati a buon fine. Una campagna segnalata dai controlli può restare in attesa della verifica di una persona dello staff.

Hoplo può sospendere singole campagne o l’account, anche senza preavviso quando c’è urgenza, se:

• il Cliente viola i punti 5 o 6;
• rimbalzi, segnalazioni di spam o disiscrizioni superano le soglie accettate dai principali provider di posta;
• riceve segnalazioni fondate di abuso o richieste di un’autorità;
• c’è un rischio concreto per la sicurezza o la reputazione del Servizio.

Hoplo comunica la sospensione e il motivo appena possibile e la revoca quando la causa viene rimossa. Nei casi gravi o ripetuti può risolvere il contratto (punto 14).

8. Funzioni di intelligenza artificiale

Le funzioni di intelligenza artificiale (scrittura e riscrittura dei testi, traduzioni, oggetti, immagini, AI Email Editor, passi AI nelle automazioni) si attivano su richiesta del Cliente e consumano crediti AI, secondo il piano. Funzionano con modelli di fornitori terzi, raggiunti attraverso OpenRouter, come descritto nell’accordo di nomina.

Il Cliente sa e accetta che:

• i contenuti generati sono bozze: possono contenere errori, informazioni inesatte o contenuti simili a quelli di altri; il Cliente li rilegge e li verifica prima di usarli;
• l’AI è uno strumento di assistenza e non invia niente da sola: la decisione di pubblicare o inviare è sempre del Cliente, che ne è responsabile;
• il Cliente rispetta gli obblighi del Regolamento (UE) 2024/1689 sull’intelligenza artificiale che gli spettano come utilizzatore, in particolare dichiara come artificiali le immagini, gli audio e i video realistici generati con l’AI che potrebbero sembrare autentici (art. 50);
• il Cliente non usa le funzioni AI per creare contenuti vietati dal punto 6 o dalla legge, né inserisce nelle richieste dati personali non necessari o dati riservati di terzi;
• Hoplo non garantisce che i contenuti generati siano originali o liberi da diritti di terzi;
• i Contenuti del Cliente non vengono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale: Hoplo non lo fa e le richieste all’AI vanno solo a fornitori che non lo fanno, come descritto nell’accordo di nomina.

9. Contenuti del Cliente

I Contenuti restano del Cliente, che ne è l’unico responsabile e garantisce di avere i diritti per usarli. Il Cliente concede a Hoplo il diritto di conservarli, elaborarli e trasmetterli solo per quanto serve a fornire il Servizio, a controllarne il rispetto di queste condizioni e a dare assistenza. Hoplo non controlla in anticipo i Contenuti, salvo i controlli automatici e le verifiche del punto 7.

10. Proprietà di Hoplo

La piattaforma, il software, i marchi Infomail e Hoplo e i materiali del sito sono di Hoplo o dei suoi licenzianti. Il Cliente riceve un diritto d’uso non esclusivo e non cedibile per la durata del contratto. I template e le immagini che Hoplo mette a disposizione si possono usare nelle comunicazioni del Cliente, ma non rivendere o distribuire come tali.

11. Dati personali

Per i dati dei Contatti il Cliente è titolare del trattamento e Hoplo responsabile, secondo l’accordo di nomina, che si accetta insieme a queste condizioni. Per i dati dell’account e della fatturazione Hoplo è titolare: vedi l’informativa privacy.

12. Disponibilità, assistenza e responsabilità

Hoplo fa quanto ragionevolmente possibile per mantenere il Servizio disponibile e funzionante e comunica in anticipo, quando può, le manutenzioni programmate. Non può garantire che il Servizio sia sempre privo di interruzioni o errori, né che ogni email sia consegnata nella casella dei destinatari, che dipende anche dai loro provider di posta. L’assistenza risponde via email all’indirizzo assistenza@infomail.it e, secondo il piano, per telefono.

Salvo dolo o colpa grave (art. 1229 del Codice civile), la responsabilità complessiva di Hoplo verso il Cliente per il contratto è limitata agli importi pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti il fatto che la causa, ed esclude i danni indiretti, il mancato guadagno e la perdita di dati che il Cliente avrebbe potuto evitare esportandoli. Hoplo non risponde di interruzioni dovute a forza maggiore, a provider di posta o di rete, o a sospensioni disposte da autorità.

Il Cliente tiene indenne Hoplo da richieste di terzi, sanzioni e spese, comprese quelle legali, causate dalla violazione di queste condizioni o della legge, in particolare dei punti 5, 6 e 8.

13. Durata e recesso

Il contratto dura finché l’account resta attivo. Il Cliente può:

• disdire l’abbonamento in qualsiasi momento scrivendo ad assistenza@infomail.it o via PEC: la disdetta ferma il rinnovo e ha effetto alla fine del periodo già pagato, senza penali e senza rimborso del periodo in corso;
• chiudere l’account scrivendo agli stessi indirizzi. Prima di chiuderlo può esportare i propri contatti; i dati vengono poi cancellati come previsto dall’accordo di nomina.

Hoplo può recedere con un preavviso di 30 giorni, rimborsando la parte di canone già pagata e non goduta.

14. Risoluzione

Hoplo può risolvere il contratto con comunicazione scritta (art. 1456 del Codice civile) se il Cliente viola gravemente o ripetutamente i punti 5, 6 o 8, usa il Servizio per phishing o frodi, fornisce dati falsi alla registrazione o non paga quanto dovuto dopo un sollecito. In questi casi gli importi già pagati restano a Hoplo, salvo il diritto al risarcimento del danno.

15. Modifiche

Hoplo può modificare queste condizioni, i prezzi e le funzioni dei piani per ragioni tecniche, normative o commerciali, comunicandolo per email almeno 30 giorni prima. Le modifiche ai prezzi valgono dal primo rinnovo successivo. Se non le accetta, il Cliente può recedere prima che entrino in vigore, senza penali; altrimenti si intendono accettate. Le modifiche imposte dalla legge o necessarie per la sicurezza possono valere subito.

16. Comunicazioni

Hoplo scrive al Cliente all’indirizzo email dell’account o con avvisi nella piattaforma. Il Cliente scrive a assistenza@infomail.it o, per le comunicazioni formali, a hoplo@legalmail.it.

17. Legge applicabile e foro

Il contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il foro di Milano.

18. Approvazione specifica

Ai sensi degli artt. 1341 e 1342 del Codice civile, il Cliente approva specificamente i punti: 3 (verifiche, rifiuto della registrazione e chiusura dell’account), 4 (rinnovo automatico, crediti non rimborsabili, sospensione per mancato pagamento), 7 (controlli, limiti e sospensione anche senza preavviso), 8 (funzioni di intelligenza artificiale), 12 (limitazione di responsabilità e manleva), 13 (recesso senza rimborso del periodo in corso), 14 (clausola risolutiva espressa), 15 (modifiche unilaterali) e 17 (foro esclusivo).