GDPR: Ecco come gestire newsletter, email e form di iscrizione

La newsletter fa parte a pieno titolo dei migliori strumenti di e-mail marketing attualmente a disposizione. È un mezzo decisamente performante e adeguato per coltivare le relazioni con il proprio target ed è soprattutto a basso impatto sul budget a disposizione.

Tuttavia, affinché i riscontri di questa attività strategica siano unicamente positivi, è bene assicurarsi di osservare gli obblighi di legge, onde evitare gravi multe o altre dannose ripercussioni sulla nostra reputazione.

Se pratichiamo l’invio di e-mail o di newsletter, dobbiamo necessariamente dotarci di una privacy policy esaustiva, che segua i dettami della normativa.

GDPR ed email marketing

GDPR: PRIVACY POLICY 🔐

GDPR e E-mail marketing: i requisiti di legge 

 

Partiamo dal presupposto base che, nella maggior parte dei paesi, se trattiamo dati personali, abbiamo l’obbligo automatico di informare gli utenti in merito alle attività svolte con le loro informazioni private. Questo può avvenire tramite un testo usualmente indicato come Privacy Policy.

Alcune legislazioni, in maniera ancora più precisa, richiedono che l’utente sia anche attentamente informato sulla metodologia di revoca dal consenso.

Considerando che non sempre ci rivolgiamo ad utenti residenti nel nostro paese e che – qualora comprassimo delle liste di e-mail – non potremmo sapere con precisione la provenienza dei contatti, è sempre bene allinearsi con le normative più severe in circolazione, così da tutelarsi ad ampio spettro.

Vediamo uno ad uno i passaggi da compiere per conformarci alla legge.

 

1. Informare gli utenti su come verranno utilizzati i loro dati


 

È indispensabile elaborare una privacy policy semplice e facilmente comprensibile dagli utenti, questo è un requisito tassativo della normativa: nel testo non devono esserci ambiguità.

La policy, per essere fedele alle richieste, dovrà specificare tutti i punti elencati qui di seguito.

✔️ i dati trattati;

✔️ le modalità di trattamento di tali dati;

✔️ le finalità dell’utilizzo, ovvero se l’intenzione è di trattarli per l’invio di newsletter o per altri scopi commerciali;

✔️ i servizi utilizzati di proprietà di terze parti;

✔️ i diritti degli utenti in relazione alla concessione del consenso sull’utilizzo dei dati personali;

✔️ le modalità di gestione delle richieste ricevute da parte degli utenti sull’esercizio dei loro diritti;

✔️ gli strumenti di comunicazione che vengono utilizzati, come le e-mail o la posta ordinaria per esempio;

✔️ le misure di sicurezza adottate.

 

2. Dichiarare i requisiti delle terze parti


Esplicitare i requisiti di applicazioni o piattaforme coinvolte nel trattamento dei dati è essenziale.

Proprio perché anche le applicazioni e i servizi affini – cosiddetti di terza parte – sono tenuti a rispettare la normativa, è consuetudine che siano essi stessi per primi a richiedere ai propri clienti e partner la dotazione di una privacy policy esaustiva in merito al loro coinvolgimento, così da rendere il rapporto di collaborazione conforme alla legge, senza alcun rischio di contestazione.

 

3. Definire dove inserire l’informativa sulla privacy


La normativa, nello specifico, stabilisce che il testo di privacy policy debba essere facilmente visibile e sempre consultabile nel nostro sito web o nella nostra App. Solitamente, il posizionamento più diffuso è nel footer, attraverso un link cliccabile.
Affinché vi sia la più totale aderenza alla legge sul trattamento dei dati, è consigliabile inserire il link alla policy anche in calce al form di iscrizione alla newsletter e nelle comunicazione e-mail stesse.

 

 

GDPR: E’ INDISPENSABILE LA CHIAREZZA 💡

Come gestire l’aggiunta di nuovi utenti alla mailing list


 

Secondo la normativa europea, considerando che i moduli di adesione al nostro servizio di newsletter sono a tutti gli effetti degli strumenti per la raccolta dei dati, nel rispetto della normativa GDPR è necessario ottenere un consenso esplicito e informato da parte dell’utente, prima di includerlo nelle nostre mailing list.

Ai sensi di tale legge, l’acquisizione del consenso può avvenire in due momenti: la prima in cui si informa l’utente e la seconda in cui si ottiene il suo ok, attraverso un’azione positiva.

Dunque, cosa bisogna fare per informare l’utente nel rispetto della normativa?

Sicuramente è indispensabile la chiarezza: bisogna comunicare precisamente la tipologia di e-mail alla quale l’utente si sta iscrivendo, senza alcuna ambiguità e specificando che l’azione richiesta è facoltativa.

Oltre a chiarire questo punto, è necessario che il consenso sia esplicito e verificabile. Per questo, è severamente vietato per la normativa europea l’utilizzo di caselle preselezionate.

L’utente, come abbiamo accennato sopra, deve poter revocare in qualunque momento il consenso all’utilizzo dei propri dati. Questo requisito può essere soddisfatto inserendo il link di cancellazione in ogni comunicazione inviata via e-mail.

Inoltre, il consenso viene espresso specificatamente su determinate tipologie di contenuto inviato, pertanto se un utente acconsente al trattamento dei propri dati unicamente per conoscere le nostre novità, sarà vietato inoltrare newsletter promozionali e – ancor più – offerte di terze parti. In sostanza, è indispensabile avere un consenso per ogni specifica finalità di trattamento. Questo è possibile utilizzando diverse checkbox in corrispondenza di ogni tipologia prevista.

Sulla tematica del consenso esplicito, esistono alcune eccezioni da menzionare. Una di queste si ha quando il destinatario ha inserito il proprio indirizzo di posta elettronica durante l’acquisto di un prodotto o di un servizio, in questo caso è possibile inviare e-mail promozionali dedicate a prodotti o servizi del tutto simili. È indispensabile però che sulla pagina dell’acquisto sia stato riportato un avviso che permetta di rifiutare questa eventualità. Inoltre, se il nostro sito prevede un pop-up per invitare gli utenti ad iscriversi alla nostra lista e utilizza termini diretti e chiari che lasciano inequivocabilmente capire che utilizzo si vuole fare del loro dati, un’azione positiva che egli compie, inserendo il proprio indirizzo e-mail, è considerata un consenso a norma di legge.

Infine, dato che l’autorizzazione al trattamento dei dati in base alla GDPR è indispensabile, è richiesta la presenza di un registro aggiornato e preciso dei consensi ottenuti. Tale documentazione deve poter fornire le seguenti informazioni:

✔️ identità dell’utente coinvolto;

✔️ ciò a cui ha prestato il consenso;

✔️ quando ha rilasciato il consenso;

✔️ quali informazioni sono state date all’utente nel momento in cui ha acconsentito;

✔️ quali metodi sono stati utilizzati per ottenere tale consenso, ad esempio un apposito form.

 

GDPR

Come gestire il contenuto di una newsletter per essere a norma di legge ⚖️


 

Secondo la normativa europea vi sono delle linee guida da seguire in ottica antispam.

✔️ La prima indispensabile è quella di fornire l’essenziale link di annullamento all’iscrizione. Questa opzione deve essere chiara e visibile, oltre che agilmente accessibile. Secondo la GDPR, una volta che l’utente richiede la cancellazione dal servizio, possono passare massimo 30 giorni affinché il cambiamento sia effettivo. Vien da sé, che gli utenti si aspettano un provvedimento immediato, pertanto è sempre meglio essere piuttosto reattivi in questo senso.

✔️ La seconda linea guida indica la necessità di palesare il mittente con l’aggiunta di un indirizzo postale fisico e valido.

✔️ Proseguendo, è necessario chiarire sempre la natura del messaggio: deve essere esplicito se si tratta di un’e-mail promozionale o meno, senza ingannare i destinatari.

Le legislazioni più severe, come quella tedesca ad esempio, richiedono che vengano inseriti i recapiti del mittente. Come accennato all’inizio, è meglio adattarsi alle richieste più stringenti per essere completamente a norma.

 

GDPR: Warning!

Cosa succede se non si è conformi: conseguenze legali 🚓


 

La non conformità comporta multe importanti che partono da alcune decine di migliaia di euro a diversi milioni, oltre a verifiche periodiche successive.

La GDPR mette gli utenti nelle condizioni di sporgere denuncia, se hanno il sentore che qualcuno abbia violato le norme sul trattamento dei suoi dati personali. Ricevuta la segnalazione, l’organo competente può svolgere una verifica e, qualora accertasse la violazione, potrebbe interdire l’utilizzo di tutta la mailing list, causando danni anche maggiori rispetto alle sanzioni monetarie.

Inoltre, chi viola tali norme può incorrere nella cessazione – anche permanente – dei servizi erogati da parti terze.

Infine, l’assenza di un adattamento alla legalità porta senza dubbio ad un danno di reputazione agli occhi degli utenti e dunque ad una pessima immagine pubblica condivisa dal target di riferimento, con danni immani a livello commerciale.

 

Come rendere la newsletter conforme alla GDPR


 

In definitiva, in questo articolo abbiamo visto tutte le azioni da mettere in atto, affinché la nostra newsletter sia conforme alla legislazione riguardante il trattamento dei dati.

Il primo passo è quello di definire – agli occhi degli utenti – in totale trasparenza di cosa ci occupiamo, quali dati abbiamo interesse a raccogliere e il perché. È bene avvisare i nostri contatti riguardo alla tipologia di newsletter che riceveranno, così come il metodo di consegna delle comunicazioni.

Il secondo passo è quello di informare gli utenti riguardo ad eventuali fornitori di terza parte con i quali collaboriamo per gestire il flusso e il monitoraggio delle e-mail. I loro link devono essere tassativamente documentati nella privacy policy.

Ottenere il consenso preventivo è il terzo passo e si basa sulla richiesta di un’azione positiva, dopo avere dato informazioni chiare e specifiche sulle nostre intenzioni.

Il quarto passo è la presenza di un link di revoca chiaramente visibile e comprensibile che sia disponibile sulla newsletter.

Infine, è necessario archiviare in un registro tutti i consensi ottenuti: senza questa documentazione i consensi non sono ritenuti validi dalla GDPR.

In sostanza, si tratta senza dubbio di una legge composita e molto articolata per la quale è naturale avere necessità di un supporto tecnico-legale, che fornisca la certezza di essere in piena regola.

Quel che è certo è che l’adeguamento alla GDPR è un passo indispensabile per svolgere qualunque operazione di e-mail marketing in totale sicurezza.

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Il form di iscrizione alla newsletter per far crescere la mailing list

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Come ottimizzare il form di iscrizione alla newsletter?

Una strategia di e-mail marketing si compone di innumerevoli elementi da tenere d’occhio e da impostare nel modo più corretto. Ancor prima però, ciò che merita grande attenzione è la nostra mailing list, da curare affinché sia ricca di nominativi in target con gli obiettivi del nostro business.

Infomail Prova Subito

A questo proposito, è necessario dedicare del tempo allo studio e all’ottimizzazione strategica del form di iscrizione alla newsletter, che rappresenta – in un certo senso – il nostro biglietto da visita virtuale e l’invito ufficiale ad entrare a far parte della nostra mailing list e della nostra community.

Gli interventi utili per massimizzare l’efficacia del form di iscrizione alla newsletter e far crescere la mailing list, possono essere ricondotti sotto due grandi macro-aree: la prima di forma e contenuto, la seconda più promozionale e strategica.

Vediamole insieme.

form-iscrizione

 

BEN PROGETTATO E DOTATO DI INCENTIVI 🏆

1. Ottimizzare il form di iscrizione alla newsletter per fare la differenza

L’impostazione del form di iscrizione alla newsletter e ancor più dei messaggi in esso contenuti, possono davvero influire sulla risposta degli utenti.

Spesso ci si trova al cospetto di form che invitano genericamente ad iscriversi ad una mailing list. Altre volte invece in corrispondenza della call to action troviamo un incentivo: ad esempio, uno sconto da utilizzare con il primo acquisto o la possibilità di avere la spedizione gratuita se si tratta di un e-commerce. Come possiamo immaginare questa seconda opzione è quella più promettente.

In sostanza, un form di iscrizione alla newsletter ben progettato e dotato di incentivi può davvero far crescere la mailing list e aumentare i lead e le vendite.

Vediamo insieme nel dettaglio i consigli utili da attuare.

Form di iscrizione alla newsletter

✔️Ottimizzare il contenuto del form di iscrizione alla newsletter

Il primo passo per fare in modo che il nostro modulo di iscrizione alla newsletter sia accattivante è quello di lavorare ai messaggi veicolati. Calarci nei panni del lettore e chiederci perché dovrebbe aderire è fondamentale.

Cosa c’è di rilevante nella nostra newsletter? 🤔

Una volta individuata la risposta, questa dovrà trasparire nel contenuto del form, cosicché gli utenti sappiano quale valore aggiunto hanno la possibilità di ottenere iscrivendosi.

Questo plus, chiaramente, dovrà essere in linea sia con il nostro business che con il target.

incentivi per far crescere la mailing list

Ad esempio, se ci occupiamo di abbigliamento di lusso, la leva principale non potrà essere uno sconto, dato che la nostra platea è certamente abbiente. L’incentivo più adatto potrebbe essere piuttosto la possibilità di essere i primi a conoscere le ultime esclusive novità relative ai brand che trattiamo.
Se invece la nostra attività è celebre per offrire delle occasioni introvabili a livello di posizionamento prezzo, degli ulteriori sconti saranno un incentivo più che apprezzato dai nostri lettori.

✔️Ottimizzare l’aspetto del form di iscrizione alla newsletter

Nell’ottica del miglior rendimento per il nostro form di iscrizione, il test A/B è una grandissima risorsa. Tenere infatti d’occhio le statistiche del modulo di iscrizione alla newsletter e ottimizzare la sua formulazione attraverso dei test è la strada migliore per incrementare i risultati.

Uno degli elementi più potenziali da testare, per esempio, è la formulazione della call to action: affiancare in un test una frase lineare come “Iscriviti alla nostra newsletter” ad una con un incentivo come “Iscriviti per ricevere sconti esclusivi” sarà un’ottima prova per capire quale formula funziona meglio. Con sicurezza, possiamo anticiparvi che l’alternativa B sarà quella vincente.

Anche il pulsante per l’iscrizione può essere testato, sia nella posizione, che nella grafica e nelle parole che propone.

Altri elementi da testare sono certamente i colori e lo stile globale del form di iscrizione alla newsletter. Chiaramente, è doveroso che il form sia allineato all’identità visiva del brand per assicurare riconoscibilità, tuttavia vi sono sempre margini per modificare alcune caratteristiche che rendano il form più accattivante.

form di iscrizione alla newsletter

✔️Ottimizzare la posizione del form di iscrizione alla newsletter 

Dopo aver visto come migliorare la proposizione dei contenuti e la loro forma, il punto in cui si inserisce il form di iscrizione alla newsletter è un tema cruciale per far crescere la mailing list. La sua visibilità è infatti un fattore da valutare attentamente. Le posizioni più comuni nelle quali viene proposto sono:

– il footer

– l’intestazione

– al termine di un articolo del blog

– nella sidebar

– su una landing page

– nella pagina contatti

Al di la di queste modalità classiche, un escamotage davvero utile se impostato con cura è il pop up.

Se decidiamo di adottare questa soluzione, è bene assicurarsi che non diventi un elemento di disturbo nel nostro sito.

Tuttavia, per esempio, farlo comparire dopo alcuni secondi di navigazione può dare risultati interessanti. Il consiglio è sempre quello di verificare la compatibilità con i dispositivi mobili, per evitare che il pop up sia troppo grande visto da cellulare e l’utente non riesca a chiudere la finestra facilmente. Influenzare negativamente l’esperienza di navigazione sul nostro sito avrebbe sicuramente ripercussioni negative sulle nostre strategie di lead generation ovvero per far crescere la mailing list.

Il form di iscrizione alla newsletter ideale per far crescere la mailing list

 

SEMINARE E COLTIVARE 🌱

2. Promuovere l’iscrizione alla mailing list e coltivare i lead generati

Il form di iscrizione alla newsletter, come abbiamo detto sopra, ha lo scopo principale di far crescere la mailing list generando contatti, meglio definiti con il termine di lead, ovvero potenziali acquirenti del nostro prodotto o servizio.

Generare lead in marketing significa attirare utenti in target con la nostra offerta, con l’obiettivo di raccogliere i loro dati di contatto e coinvolgerli nelle nostre campagne e-mail informative e commerciali.

I lead, naturalmente, possono essere raccolti in svariati modi. Ad esempio, è sempre consigliabile impostare un form di iscrizione alla newsletter sul sito aziendale oppure, inserire un modulo per la richiesta di informazioni o di preventivo: questi sono metodi utilissimi per far crescere la mailing list, tuttavia richiedono una cura strategica e soprattutto la giusta promozione.

Ci sono molti modi per massimizzare l’attenzione dei potenziali contatti sul nostro form, eccone alcuni:

– Inserire il link al form nella descrizione dei video, se abbiamo un canale YouTube.

– Inserire il link nei profili social o nelle note dei contenuti podcast.

– Inserire il form nell’area informazioni o nella pagina Contatti del nostro sito web.

– Menzionare la possibilità di iscriversi tramite form mentre stiamo tenendo un webinar.

– Pubblicizzare il form attraverso banner o tramite contenuti sponsorizzati sui social.

– Infine, sviluppare una landing page dedicata.

Una volta acquisito il lead, la fase successiva è sicuramente quella di favorire la creazione di una relazione di fiducia con il potenziale cliente. Per far questo è utile creare una sequenza di e-mail volte a coltivare il rapporto.
Vediamo insieme un esempio nel prossimo paragrafo.

➡️Lead generation ed e-mail marketing: esempio di strategia

Poniamo il caso che la nostra intenzione sia quella di promuovere un percorso formativo gratuito. In questo caso la procedura ha inizio nel momento in cui l’utente fa clic su un annuncio pubblicitario da noi sponsorizzato, mirato a promuovere il corso.

Una volta cliccato il banner, il potenziale cliente viene reindirizzato verso una landing page dedicata, sulla quale abbiamo inserito dei contenuti finalizzati a spiegare in cosa consiste il corso. Qui, l’utente interessato inserisce i propri dati e riceve un’e-mail per il consenso e per la conferma dell’iscrizione.

A questo punto l’utente è iscritto e riceve un’e-mail di benvenuto che dà l’appuntamento al giorno del corso.

Dopo 24 ore, il nostro nuovo contatto riceve una comunicazione contenente tutti i dettagli per iniziare il percorso formativo, unitamente al materiale utile e all’indicazione per iscriversi ad un gruppo Facebook dedicato.

Nei 10 giorni seguenti, ogni giorno, l’utente riceverà un’e-mail con una nuova lezione.

Il dodicesimo giorno, finito il corso, all’utente verrà chiesto, tramite posta elettronica, di compilare un sondaggio di gradimento su quanto appreso.

Successivamente, per finire, l’utente riceverà un’e-mail con l’invito ad iscriversi al nostro corso premium, a pagamento.

La familiarità con i nostri contenuti, la fiducia instaurata e l’abitudine a comunicare con noi renderà probabile l’acquisto del prodotto premium offerto.


In conclusione, è bene dare la massima attenzione alla formulazione dei messaggi contenuti nel form di iscrizione e anche al suo aspetto grafico, nonché alla sua posizione. Fare dei test A/B sperimentando diverse soluzioni e applicando poi le più promettenti darà via via risultati sempre crescenti e soddisfacenti.

Una mailing list ricca e in target sarà il punto di partenza per una strategia di e-mail marketing davvero virtuosa!

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