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Come promuovere un evento con le email

Chi fa parte di un’associazione culturale, musicale o sportiva, chi lavora nel campo del volontariato o della promozione sociale sa perfettamente quanto sia indispensabile dotarsi di strumenti di comunicazione efficaci.
Nella realizzazione di un evento, tralasciando gli aspetti di carattere logistico, la parte più complessa è quella relativa alla promozione. Un concerto, la presentazione di un libro, un convegno, può anche essere ricco di contenuti e di grande pregio, ma se è poco noto, ha un impatto non determinante nella collettività.

Come promuvere un evento per email?

  • Pensa ad un messaggio ad effetto che sintetizzi i contenuti della manifestazione.
    Crea la giusta attesa fra i destinari della comunicazione rendendoli partecipi delle varie fasi della realizzazione dell’appuntamento. Man mano, con l’invio delle email, capiranno quanto sia importante partecipare.
  • Metti in evidenza tre cose principali:
    • La presenza di persone eventualmente note che possono suscitare interesse
    • Luogo e ora dell’evento
    • Il titolo dell’evento
  • Pianifica i tuoi invii.
    Invia una prima comunicazione qualche settimana prima in modo tale che il messaggio si divulghi con un cospicuo anticipo. Manda una seconda email quando hai il programma dettagliato. Invia infine una comunicazione uno o al massimo due giorni prima in modo tale da ricordare a tutti quale sia la data ed il luogo stabilito per l’incontro.

Quando poi ti ritroverai in mezzo alle tante persone richiamate dalla tua email, non dimenticare di raccogliere nuovi indirizzi: al prossimo appuntamento potrai coinvolgere un numero superiore di persone.