Il calendario editoriale per l’email marketing è un ottimo strumento di pianificazione e organizzazione, per impostare una strategia di email marketing funzionale al nostro business. Solitamente, ne sentiamo parlare in relazione ai social media, eppure si tratta di un escamotage comune e consigliatissimo per entrambi i canali di comunicazione.
In questo articolo, vedremo tutto quello che c’è da sapere sull’utilizzo del calendario editoriale per l’email marketing, uno strumento davvero imprescindibile per lavorare meglio risparmiando tempo ed evitando stress.
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Il calendario editoriale per l’email marketing e le strategie social: un must per ogni marketer
Se da un lato è certamente vero che gli utenti sono sempre più connessi e disponibili alla fruizione di contenuti online – anche grazie all’estrema diffusione dei dispositivi mobili – dall’altro lato è altrettanto vero che le informazioni alle quali sono esposti sono innumerevoli e gli stimoli visivi in continua crescita ed evoluzione.
La domanda più naturale in questo caso è: “come possiamo emergere e differenziarci dai competitor?”.
La risposta è univoca: “mettendo a punto una strategia di comunicazione mirata, in grado di valutare molte variabili contemporaneamente”.
L’invio via email o la pubblicazione sulle piattaforme social di messaggi disorganizzati e improvvisati è infatti totalmente controproducente, indipendentemente dalla qualità e dall’affidabilità delle informazioni trasmesse.
A questo proposito, uno degli strumenti che ci viene in aiuto è proprio il calendario editoriale per l’email marketing.
I nostri consigli per creare un calendario editoriale per l’email marketing efficace
1. Dai vita ad una comunicazione continuativa e ben scadenzata
Dare continuità ai propri lettori o follower con una programmazione costante e incalzante è il mondo migliore per coltivare la propria platea di riferimento e aumentare l’engagement verso il proprio marchio.
Un’attività con scadenze ravvicinate infatti trasmetterà tutti i valori del brand e – soprattutto – comunicherà ai lettori la serietà, l’impegno e l’affidabilità dell’azienda.
2. Definisci i momenti migliori dell’anno per intensificare la comunicazione grazie al calendario per l’email marketing
Ogni business ha la propria stagionalità o – ancora meglio – dei periodi e delle ricorrenze più funzionali alla vendita dei propri prodotti e servizi.
Nella comunicazione ad un determinato target è essenziale tenere conto del “momento giusto” per promuovere la propria azienda, si tratta infatti di sfruttare opportunità preziose per migliorare la visibilità del brand e incrementare il livello di coinvolgimento dei nostri contatti.
Un periodo decisamente virtuoso dell’anno per fare promozioni e diffondere comunicazioni mirate è per esempio l’autunno, stagione ricca di eventi commerciali come il Black Friday, il Cyber Monday, il Single Day, etc. ma, ogni business – a seconda del proprio settore di appartenenza -avrà anche stagionalità specifiche.
Basti pensare al caso delle pasticcerie: gli iscritti alla mailing list o ai canali social di queste attività avranno un coinvolgimento decisamente superiore nei periodi delle ricorrenze Pasquali o Natalizie di fronte a comunicazioni mirate, riguardanti i dolci tipici della nostra tradizione.
3. Individua la formula migliore per proporre contenuti che siano vari e sempre pertinenti
Naturalmente chi lavora ad un calendario editoriale per l’email marketing o per i social media lo fa con l’obiettivo di aumentare la brand awareness e favorire il proprio business.
Tuttavia, è bene tenere presente che il mix di contenuti ideale per instaurare un circolo virtuoso con la propria platea di riferimento va oltre la mera proposizione di promozioni e informazioni legate ai propri prodotti.
Per semplificare, possiamo dire che un terzo delle informazioni dovrebbero riguardare la promozione della vostra attività , un terzo dovrebbero essere contenuti utili o di approfondimento– infine – un terzo del contenuto dovrebbe essere dedicato all’interazione diretta con gli utenti, per esempio proponendo risposte a domande frequenti o riprendendo recensioni o contenuti condivisi dalla propria platea.
La pianificazione per tempo di un calendario editoriale per l’email marketing è l’ideale per riuscire a pianificare ed eventualmente produrre i contenuti che ci servono e garantire il giusto equilibrio alla comunicazione, evitando il rischio di privilegiare eccessivamente i propri prodotti.
La categorizzazione dei contenuti, inoltre, renderà molto più semplice il monitoraggio e l’analisi dei dati ricavati, sarà infatti chiaro quale tipologia di comunicazione raccoglie maggiore entusiasmo da parte dei lettori e quale richiede riflessione e ottimizzazione.
4. Diversifica il calendario editoriale a seconda del canale di comunicazione
Come abbiamo accennato nelle prime righe, il calendario editoriale è uno strumento indispensabile sia all’interno di una strategia di email marketing, sia nell’ottica di una comunicazione social su più piattaforme. Eppure, questo non vuol dire che debba essere identico trasversalmente, anzi!
È assolutamente indispensabile diversificare e adattare la comunicazione aziendale in base alla tipologia di canale preso in considerazione. Al contrario, condividere gli stessi messaggi ovunque è totalmente controproducente: ogni canale ha un suo codice comunicativo peculiare e una diversa predisposizione da parte degli utenti ad accogliere news e informazioni.
La pianificazione fatta in anticipo, aiuterà dunque a riflettere su queste variabili e a ponderare attentamente come sfruttare i punti di forza di ogni canale a nostro favore, senza risultare ripetitivi e monotoni.
5. Sfrutta lo storico e impara dagli errori
Il calendario editoriale per l’email marketing o per i social è utile anche per tenere traccia di quanto fatto fino a quel momento.
Questo strumento rimane infatti consultabile nel tempo e confrontabile con i dati e le statistiche raccolte, per capire quali contenuti hanno avuto maggiore riscontro e quali altre variabili influenzino l’esito della nostra strategia.
Informazioni di questo tipo sono utilissime per migliorare il nostro approccio e ottimizzare i risultati ottenuti.
I vantaggi di un calendario editoriale per l’email marketing
La creazione di un calendario editoriale per l’email marketing porterà immediatamente dei vantaggi a cui non saprai più rinunciare. Vediamone alcuni:
1. Con il calendario editoriale per l’email marketing organizzerai meglio il lavoro: da solo o in team
Il calendario editoriale – come abbiamo visto – è uno strumento ideale per impostare una comunicazione virtuosa con la nostra platea di riferimento.
Tuttavia, i vantaggi di un’attività di questo tipo non sono riscontrabili solo all’esterno bensì si ripercuotono positivamente anche nell’organizzazione del lavoro sia da soli che in team.
Pianificare in anticipo date e contenuti permetterà di non mettere mai in secondo piano i propri canali di comunicazione verso l’esterno e dare continuità al rapporto con i lettori e i follower, creando anche una certa coerenza tra le varie piattaforme.
2. Con un calendario editoriale per l’email marketing guadagnerai tempo
Certo, creare un calendario editoriale per l’email marketing richiede tempo e organizzazione, ma è sicuramente un investimento di risorse che porterà risultati.
Oltretutto, un buon calendario editoriale richiede la collaborazione di più professionalità, come copywriter e designer per esempio, pertanto prevedere con largo anticipo i contenuti da predisporre aiuterà tutti a lavorare in maniera organizzata e armonica.
3. Faciliterai la collaborazione tra i membri del team
Per promuovere e facilitare la collaborazione, un ottimo escamotage è quello di condividere il calendario su una piattaforma come Google Drive in modo che tutti possano collaborare e dare il proprio apporto in maniera semplice e immediata. Questo vale sia nei confronti del team direttamente coinvolto nella stesura e nella programmazione dei contenuti, sia nei confronti di altri collaboratori più indirettamente chiamati ad intervenire o ad aggiornarsi sulla fase di work in progress.
Adesso che abbiamo analizzato anche i vantaggi del lavorare con un calendario editoriale per l’email marketing passiamo alla fase più interessante: come creare un calendario editoriale?
Come creare un calendario editoriale per l’email marketing e i social media
Abbiamo visto fino ad ora come l’implementazione di un calendario editoriale sia vantaggiosa per il lavoro del team.
Ma, in concreto, come si costruisce?
Vediamo insieme i passaggi chiave.
1. Rivedi quanto fatto in precedenza sui diversi canali di comunicazione
Prima di creare una pianificazione strutturata, è bene raccogliere quante più informazioni possibili su cosa si è comunicato in passato e su quali tipi di reazioni abbiano ottenuto i nostri interventi da parte della platea di riferimento, rispetto agli obiettivi specifici di ogni canale.
Questo ci permette di escludere contenuti poco rilevanti e di capire quali siano le variabili capaci di innescare il più alto grado di engagement.
Un altro passaggio fondamentale da affrontare, dopo aver analizzato i dati precedenti, è stabilire la frequenza delle comunicazioni e impostare il ritmo più consono.
In merito a questo tema, è importante tenere presente che la quantità non coincide con la qualità e il successo della strategia, dunque meglio essere cauti e ponderati.
2. Analizza la tua platea di riferimento e segmentala
Avere presente il profilo demografico degli utenti e dividere i propri contatti in segmenti è decisivo per identificare i contenuti più adatti a loro: il nostro obiettivo è infatti quello di stimolare il coinvolgimento e costruire via via un rapporto continuativo di fiducia con la nostra platea.
Questo non può prescindere dall’ideazione di una pianificazione pertinente e altamente mirata, sulla base delle preferenze e delle caratteristiche dei nostri lettori e follower.
3. Annota i contenuti interessanti in maniera efficace
Proprio perché il calendario editoriale permette una pianificazione delle comunicazioni con largo anticipo, capita di imbatterci in contenuti interessanti per i mesi successivi.
Come fare a non perdere preziosi spunti quando ancora non si è iniziato a lavorare alle prossime uscite?
Un semplicissimo file Excel saprà archiviare tutte le informazioni in modo ordinato: titolo, tipologia di contenuto, link di riferimento e ulteriori contenuti, come immagini o approfondimenti.
Il file di archivio potrà inoltre contenere informazioni operative circa la stesura definitiva dei contenuti, ad esempio quale membro del team è chiamato ad occuparsene e con quale urgenza.
4. Inserisci i contenuti e organizza il lavoro del team e il processo di sviluppo e programmazione
Abbiamo visto fino ad ora come preparare il lavoro di pianificazione del calendario editoriale per l’email marketing, ma in concreto: come avviene la stesura dei contenuti e la loro programmazione?
L’organizzazione del team, ovvero l’individuazione delle professionalità indispensabili a questo scopo e dei tempi e procedure implicati è un passaggio fondamentale per garantire un flusso virtuoso dell’operatività.
Bisognerà dunque definire il classico “chi fa cosa” e decidere “come” deve farlo.
Per esempio: ci sarà un solo copywriter? Ci sarà la necessità di fare un brainstorming con un art director? Chi si occuperà in concreto di creare i contenuti stabiliti e programmarli? Quale piattaforma verrà utilizzata per l’invio delle email e quale per la programmazione dei social?
Definire precisamente ruoli e procedure ci metterà al riparo da inconvenienti e ci aiuterà a rispettare la pianificazione ottimale per il nostro business.
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In questo articolo, abbiamo analizzato come il calendario editoriale per l’email marketing sia indispensabile non solo nell’ottica di una strategia social ma anche nell’ideazione di campagne di email marketing virtuose.
