Quante email al giorno posso mandare? I limiti di Gmail e Microsoft

Con un account Gmail gratuito puoi mandare circa 500 email al giorno, con Google Workspace 2.000 messaggi, con una casella Microsoft 365 aziendale 10.000 destinatari. Se ti stai chiedendo quante email al giorno puoi mandare dalla tua casella, la risposta è nella tabella qui sotto. Il numero che decide se la newsletter arriva, però, lo fissano Gmail e Outlook dal lato di chi riceve, e non è scritto in nessuna tabella.

I limiti delle caselle più usate

Casella	Limite al giorno	Per singolo messaggio
Gmail personale	circa 500 email	500 destinatari
Google Workspace	2.000 messaggi per utente (500 negli account di prova)	2.000 destinatari, di cui 500 esterni
Outlook.com, con abbonamento Microsoft 365	5.000 destinatari, di cui 1.000 a cui non hai mai scritto	500 destinatari
Microsoft 365 aziendale (Exchange Online)	10.000 destinatari, al ritmo massimo di 30 messaggi al minuto	fino a 1.000 destinatari

Su Workspace ci sono altri due tetti, oltre ai 2.000 messaggi: 10.000 destinatari in tutto (cinque messaggi a dieci persone contano cinquanta) e 3.000 indirizzi diversi, di cui al massimo 2.000 fuori dal tuo dominio. Il conteggio gira su 24 ore mobili: se hai spedito alle 15 di ieri, quei messaggi pesano fino alle 15 di oggi.

Su Microsoft 365 c’è anche un tetto ai destinatari esterni di tutta l’azienda, che dipende dal numero di licenze. Outlook.com senza abbonamento ha limiti più bassi, che Microsoft non pubblica, e un account appena aperto parte ridotto finché il sistema non si fida. Google avverte poi che i limiti di Workspace possono cambiare senza preavviso.

Cosa succede quando lo superi

Gmail mostra «Hai raggiunto il limite per l’invio di messaggi» e ti lascia fermo da 1 a 24 ore. Su Workspace il blocco dura fino a 24 ore: la posta continua ad arrivare, ma non puoi spedire niente di nuovo. Exchange Online, sopra i 30 messaggi al minuto, rallenta gli invii in eccesso e li sposta ai minuti successivi.

Immagina la segreteria di una scuola di musica con 900 famiglie in rubrica. Il 7 gennaio deve mandare a ciascuna l’orario del proprio figlio, una email a testa, dall’indirizzo Gmail gratuito della scuola. Passata la cinquecentesima arriva il blocco, e per ore la segreteria non può rispondere nemmeno ai genitori che chiedono dell’iscrizione.

I limiti di chi riceve

Dall’altra parte ci sono i provider dei destinatari, e ognuno decide quanto di te accettare guardando come ti sei comportato fin qui. Google, nelle linee guida per i mittenti, consiglia di partire con volumi bassi verso chi legge davvero e di aumentare poco alla volta: i picchi improvvisi creano problemi di consegna. Chi per undici mesi manda trenta email alla settimana e a dicembre ne spedisce tremila in un pomeriggio è il picco di cui parla.

Sopra i 5.000 messaggi al giorno verso account Gmail, la stessa pagina di Google chiede SPF, DKIM e DMARC e la disiscrizione con un clic nei messaggi promozionali. Microsoft, dal 5 maggio 2025, chiede SPF, DKIM e DMARC a chi supera le 5.000 email al giorno verso outlook.com, hotmail.com e live.com, e rifiuta i messaggi non conformi con l’errore 550 5.7.515. Per sapere a che punto è il tuo dominio basta il controllo gratuito, un minuto.

La newsletter dalla casella aziendale

Sopra qualche decina di destinatari, per noi, la casella aziendale serve a scrivere alle persone una alla volta. Lo dice a modo suo anche Microsoft: nella pagina sui limiti di Exchange Online consiglia a chi manda email commerciali in quantità, newsletter ai clienti comprese, di rivolgersi a un fornitore specializzato.

I problemi pratici si vedono alla prima campagna. Se la casella viene bloccata, si ferma anche la posta normale dell’ufficio. Le disiscrizioni le devi annotare a mano, e basta una dimenticanza per scrivere di nuovo a chi ti ha chiesto di smettere. Gli indirizzi morti restano in rubrica e continuano a tornare indietro, e ogni rimbalzo pesa sulla reputazione del mittente. E la copia nascosta a gruppi di cento funziona finché la fa la persona che l’ha inventata.

Con una piattaforma

Su una piattaforma di email marketing la domanda diventa a che velocità ogni provider accetta i tuoi messaggi. Su Infomail quella velocità la regoliamo noi, provider per provider, compresi Libero e Aruba. Gli indirizzi IP nuovi aumentano il ritmo poco alla volta, guardando gli esiti degli invii, e un cliente con troppi rimbalzi viene rallentato dal sistema.

Gli abbonamenti si pagano sul numero di contatti, con gli invii compresi; in alternativa ci sono i crediti a consumo, un credito per ogni email. I dettagli sono nella pagina dei prezzi. Disiscritti e indirizzi che rimbalzano escono da soli dagli invii successivi, e una campagna che supera soglie critiche di rimbalzi si sospende in automatico.

Conferme d’ordine e promemoria che partono dal gestionale sono email transazionali: si mandano dai nostri SMTP senza cambiare applicazione.

Il passo successivo, quando i volumi crescono, è tenere buona la reputazione del mittente; i requisiti di autenticazione sono spiegati nell’articolo su cosa chiedono Gmail e Yahoo. Se l’email marketing lo stai cominciando adesso, la guida generale parte dalla lista.